Beleid, Normen, aanleverspecificaties
In het Beleid archieftoezicht vvan Archief Gooi en Vechtstreek staan het wettelijk kader en de uitgangspunten van het archieftoezicht. In de generieke Normen goede, geordende en toegankelijke staat van informatie geven we concreet aan waarin de beheeractiviteiten wat betreft informatie tenminste moeten resulteren.
Voor digitale informatie zijn de Normen concreet uitgewerkt in onze Specificatie van aan te leveren informatie voor opname in de e-depotvoorziening. Voor de inhoudelijke beschrijving van informatie werkt de archiefdienst met een informatiemodel (ofwel metadataschema).
Er wordt periodiek uitvraag gedaan naar oordeel en wensen over de uitvoering van de advies- en toezichttaak, laatstelijk medio 2021.
Speerpunten Archieftoezicht 2022 bij Archief Gooi en Vechtstreek
Bij de toezichtronde van het archief begin 2022 wordt op twee onderwerpen uitgebreider uitvraag gedaan en gerapporteerd:
- De mate waarin de belangrijkste nog naar het archief over te brengen archiefdelen – papier en digitaal – afdoende in beeld zijn. Afdoende in beeld houdt in dat locatie(s), omvang en beheerder centraal bekend zijn, en dat in kaart is welke werkzaamheden nog nodig zijn om de informatie in goede geordende en toegankelijke staat te brengen. De uitvraag geschiedt met dit formulier, dat ingevuld onderdeel zal uitmaken van het inspectierapport.
- De mate waarin digitale informatie buiten traditionele beheeromgevingen als zaaksysteem / DMS gecontroleerd en geldende wet- en regelgeving wordt vernietigd. Vernietigbare – en vaak privacygevoelige – informatie bevindt zich in toenemende mate niet in de traditionele beheeromgevingen maar intern ‘bij ICT’ of ergens bij een softwareleverancier. De tijdige vernietiging van ook deze informatie moet zijn geborgd. De uitvraag geschiedt met dit formulier, dat ingevuld onderdeel zal uitmaken van het inspectierapport.
Toetsingskader met onderdelen 0-10
Op alle opgesomde onderdelen 0-10 moet het beheer ook wettelijk op orde zijn, om aan de Normen te kunnen voldoen. Dat geldt voor de niet-overgebrachte, maar ook voor de overgebrachte informatie. Voor de risicovolle beheerhandelingen (6 vervanging, 7 migratie/conversie, 8 informatiebeheer bij taakwijziging, 9 selectie en vernietiging, 10 overbrenging en beschikbaarstelling) hanteren beide archiefdiensten een regeling of richtlijn.
Voor een overzicht van de scores van bij het Streekarchief aangesloten overheden op de onder opgesomde onderdelen over 2018-2021, zie hier.
Inrichting van het informatiebeheer
2 Schema van metagegevenselementen >
5 Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen >
Richtlijnen en regelingen voor risicovolle beheerhandelingen
6 Digitale vervanging van papieren informatie >
8 Informatiebeheer bij in- en externe reorganisaties en uitbesteding van taken >
10 Beschikbaarstelling van informatie intern en extern, middels overbrenging >