Bewaarstrategie Papier (of analoog)
De eisen aan dragers en verpakking van papieren informatie staan in onze Normen goede geordende en toegankelijke staat (normen 1-18 en bijlage 1).
Bewaarstrategie Digitaal
Er zijn geen handreikingen beschikbaar voor een digitale bewaarstrategie. Essentiële onderdelen van een dergelijke strategie voor informatie in DMS(en) en procesapplicaties zijn:
- Definitie van te gebruiken bestandsformaten van digitale informatie, aanhouden van de Specificaties;
- Een zaaktypecatalogus (ZTC), waarin per zaaktype is benoemd waar het zich bevindt en, zonodig, welke soort informatie (documenttypen) daarin moet zitten. Vgl. een voorbeeld van de Regio Gooi en Vechtstreek;
- Toekenning van MDTO-conforme metadata;
- Toepassing van onderscheiden informatiebeheerregimes en van een kwaliteitscontroleplan. Vgl. een voorbeeld van de gemeente Hilversum;
- Gecontroleerde en gedocumenteerde toepassing van migratie en/of conversie en periodieke vernietiging;
- In geval van aanbesteding aankoop en inrichting van nieuwe ICT-middelen: aanhouden van de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). In de GIBIT komt archivering aan de orde in m.n. art. 22 en 28.