Regeling overbrenging en openbaarstelling
Overbrenging van informatie is een risicovolle beheeractiviteit, waarvoor we een Regeling overbrenging en openbaarstelling van informatie hebben vastgesteld. In onze Normen goede geordende en toegankelijke staat van informatie zijn de normen voor over te brengen informatie te vinden. In de bijlagen bij onze Normen zijn tevens modellen te vinden voor resp. een inleiding van een archiefinventaris, voor het rubriekenschema, en voor de beschrijving van (zaak)dossiers.
Er is een model beschikbaar van een inventarislijst in spreadsheetvorm te gebruiken bij het beschrijven van analoge archieven. Voor digitale informatie zijn van belang onze Specificatie van aan te leveren informatie voor opname in de e-depotvoorziening , en het informatiemodel (ofwel metadataschema) voor de inhoudelijke beschrijving van informatie van de archiefdiensten.
Richtlijn openbaarheid van persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie
Alle beperking van openbaarheid van over te brengen informatie dient te gebeuren op de gronden genoemd in art. 15 lid1 onder a van de Archiefwet 1995:
(1) de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer,
(2) het belang van de Staat of zijn bondgenoten,
(3) het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.
De beperkte openbaarstelling op grond van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is – ook door de samenloop met de AVG en regelgeving voor bevolkingsregistratie en burgerlijke stand – complex. Voor de praktische omgang stelde het SAGV daarom een Richtlijn openbaarheid van persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie op.
Voor de regulering van beschikbaarstelling bij het SAGV, zie het Reglement voor de klanten van het Streekarchief. Voor het GGMH, zie het Reglement Gooise Meren en Huizen. Op basis van de genoemde Richtlijn worden bij het SAGV twee procedures (licht en zwaar) gehanteerd bij inzage van de verschillende soorten van beperkt openbare informatie, zie hier.