Reglement Streekarchief Gooi en Vechtstreek te Hilversum

1 Openingstijden studiezaal

De openingstijden van de studiezaal van het Streekarchief, Oude Enghweg 23 te Hilversum zijn:

Maandag en dinsdag 9:00-17:00 uur

De openingstijden kunnen worden gewijzigd als zich naar het oordeel van burgemeester en wethouders omstandigheden voordoen, die sluiting van het Streekarchief voor het publiek noodzakelijk maken.
Voor sluiting tijdens feestdagen en bijzondere extra sluitingen, zie de website: nl/contact.

2 Huisregels studiezaal

Registratie

De studiezaal van het Streekarchief is voorzien van camerabewaking. Met het betreden van de studiezaal gaat de bezoeker ermee akkoord dat hij uit veiligheidsoverwegingen wordt gefilmd.
De opgeslagen beeldinformatie wordt uitsluitend daarvoor gebruikt. De beelden worden 7 dagen bewaard tenzij zich een incident voordoet.
De bezoeker die in de studiezaal van het Streekarchief originele documenten wil raadplegen, dient zich te legitimeren en te laten registreren.
De bezoeker dient zich te legitimeren door middel van documenten zoals hiertoe aangewezen in artikel 1 van de Wet op de Identificatieplicht.
Registratie gebeurt door middel van bezoekerskaarten waarop de bezoeker in elk geval zijn naam, adres en woonplaats vermeldt en tekent voor kennisname van dit bezoekersreglement.
De op de bezoekerskaart ingevulde gegevens worden overgenomen in ons digitale bezoekersregister. In deze database worden de data van de bezoeken geregistreerd.
Het doel van deze registratie is het behoud van de in de archiefbewaarplaats aanwezige bescheiden. Gegevens in de database dienen de interne bedrijfsvoering en worden alleen naar buiten gebracht na toestemming van de geregistreerde. De registraties van het lopende kalenderjaar worden 5 jaar na afloop van het volgende kalenderjaar vernietigd.

Voorwerpen die wel of niet zijn toegestaan in de studiezaal

De bezoeker is verplicht overjas, tas en overige bagage op te bergen in de garderobe en/of de kluisjes.
In de studiezaal mogen alleen notitiepapier, potlood, laptop (zonder tas), mobiele telefoon, fototoestel en eigen aantekeningen worden meegenomen.
In geval van raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden is het niet toegestaan mobiele telefoon en fototoestel mee te nemen in de studiezaal.
De medewerkers zijn bevoegd om de hier genoemde materialen die door bezoekers worden meegenomen in de studiezaal, te controleren en kunnen bezoekers verzoeken deze ter controle te overhandigen.
Het is niet toegestaan om eet- of drinkwaren of rookgerei mee te nemen in de studiezaal.
Huisdieren zijn niet toegestaan in de studiezaal.

Omgang met documenten

De documenten uit archieven en collecties dienen met zorg te worden behandeld.
De documenten uit archieven en collecties moeten in dezelfde staat en volgorde worden teruggegeven als ze zijn ontvangen.
Likken of bevochtigen van de vingers bij het omslaan van de bladzijden is niet toegestaan.
Het is niet toegestaan in de raadplegen documenten aantekeningen te maken, tekens te plaatsen, vouwen te maken of op andere wijze beschadigingen aan te brengen.
Voor het maken van notities mag u alleen een potlood, laptop of andere mobiele apparatuur gebruiken, waarbij het archiefmateriaal niet als onderlegger mag worden gebruikt.
Filmen en fotograferen van volledig openbare documenten uit archieven en collecties is zonder gebruik van flits toegestaan voor zover de materiële toestand van de documenten dit toelaat.
De klant mag geen eigen scanapparatuur gebruiken.
Schade aan documenten uit archieven en collecties, toegebracht door de klant, wordt op hem verhaald.
In geval van constatering van diefstal wordt de politie gewaarschuwd.

Gedragsregels

De bezoeker mag anderen geen overlast bezorgen door mobiele telefoon, internetgebruik, lawaai of hinderlijk gedrag.
De bezoeker dient de aanwijzingen van de medewerkers van het Streekarchief op te volgen.
De archivaris kan diegene die in strijd handelt met dit bezoekersreglement, de toegang tot de studiezaal ontzeggen.

3 Raadplegen van analoge documenten uit archieven en collecties

Raadpleging van documenten uit archieven en collecties geschiedt uitsluitend in de studiezaal van het Streekarchief in het pand Oude Enghweg 23, uitgezonderd situaties vermeld in lid 7, lid 8 en lid 9 van dit artikel.
Medewerkers van het Streekarchief houden toezicht in de studiezaal.
De bezoeker kan documenten uit archieven en collecties aanvragen door het aanvraagformulier in te vullen en af te geven bij de medewerker van het Streekarchief.
De bezoeker krijgt maximaal vijf bestanddelen van archieven en collecties tegelijkertijd tot zijn beschikking in de studiezaal.
Het aanvragen van documenten is mogelijk tot een kwartier voor sluitingstijd.
Iedereen mag de documenten uit de openbare archieven en collecties inzien.
De archivaris kan documenten uit archieven en collecties tijdelijk in bewaring geven aan archiefdiensten, bibliotheken, musea en eigenaren van archieven en collecties.
De archivaris kan boeken uit de bibliotheek van het Streekarchief uitlenen .
Op verzoek kan de archivaris documenten uit archieven en collecties tijdelijk in bewaring geven aan andere archiefdiensten en documenten uit archieven en collecties van andere archiefdiensten tijdelijk in bewaring nemen ten behoeve van raadpleging door een bezoeker van de eigen of van de andere archiefdienst.
De archivaris geeft alleen documenten ter inzage, in leen of in bewaring wanneer de materiële toestand van deze documenten dit toelaat en behoudens wettelijke of contractuele beperkingen.
Voor het in bewaring geven van documenten uit archieven en collecties, betaalt de aanvrager kosten conform de tarieven in de legesverordening van de gemeente Hilversum.

4 Raadplegen en (her)gebruiken van beperkt openbare archiefbescheiden

De gebruiker mag, op grond van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, archiefbescheiden met daarin bijzondere persoonsgegevens over nog levende personen alleen raadplegen na verkregen toestemming van, afhankelijk van de beperkingen die de eigenaar van het archief heeft gesteld, ofwel de studiezaalambtenaar ofwel de archivaris ofwel de archiefeigenaar.
Het is de gebruiker niet toegestaan mobiele of fotografische apparatuur bij zich te hebben in de studiezaal tijdens het raadplegen van beperkt openbare archiefbescheiden.
De gebruiker mag de gegevens uit beperkt openbare archiefbescheiden niet publiceren of openbaar maken, ten zij hij de aantoonbare toestemming heeft verkregen van de persoon of personen op wie de gegevens betrekking hebben.

5 Verkrijgen van reproducties

Op verzoek doen medewerkers van het Streekarchief onderzoek in archieven en collecties en leveren kopieën of gewaarmerkte afschriften van documenten uit archieven en collecties voor zover de overige werkzaamheden van de medewerkers van het Streekarchief dit toelaten.
Voor het doen van onderzoek en voor het leveren van kopieën of gewaarmerkte afschriften als bedoeld in het vorige artikel betaalt de klant kosten conform de tarieven in de legesverordening van de gemeente Hilversum behoudens het gestelde in de wet Hergebruik Overheidsinformatie.
Van de volgende archiefbescheiden worden geen kopieën gemaakt:

beperkt openbare archiefbescheiden;
omvangrijke gebonden archiefdelen of gebonden archiefdelen waarvan de band te krap is;
charters en andere documenten van perkament en/of met zegels;
documenten die in slechte materiële staat verkeren;
documenten die in kopie worden aangeboden (microfiche, digitaal of papier);
kranten;
boeken daterend voor 1900.

6 Laten doen van onderzoek

De medewerkers van het Streekarchief doen onderzoek tot een maximum van vijf kwartier per verzoek.
Voor het verrichten van onderzoek als bedoeld in dit artikel betaalt de klant kosten conform de tarieven in de legesverordening van de gemeente Hilversum.

7 Auteurs- en andere intellectuele eigendomsrechten

Alle data en documenten op gooienvechthistorisch.nl zijn beschikbaar als open data conform CC0 van Creative Commons behoudens de rechten van derden, indien aangegeven. De intellectuele eigendomsrechten op alle bestanden (teksten, beelden en geluiden) op www.gooienvechthistorisch.nl waarvan de bestandsnaam wordt voorafgegaan door of begint met SAGV behoren toe aan het Streekarchief Gooi en Vechtstreek te Hilversum en daardoor aan de gemeente Hilversum.