1 Algemeen

1.0. De openingstijden van de studiezaal van het Gemeentearchief, Cattenhagestraat 8 te Naarden-Vesting, zijn:

• dinsdag en woensdag 13.00 uur-16.30 uur

1.1. Als bezoeker heeft u alleen toegang tot de publieksruimten.

1.2. U dient uw jas in de hal op te hangen. Houd waardevolle spullen bij u. Het gemeentearchief is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal.

1.3. Het is niet toegestaan om in de studiezaal te eten of te drinken.

1.4. Voor het hele gebouw geldt een rookverbod.

1.5. Huisdieren worden in de publieksruimten niet toegelaten.

1.6. U mag uw medebezoekers geen overlast bezorgen door te telefoneren, luidkeels praten of ander hinderlijk gedrag.

1.7. In geval van een calamiteit dient u te allen tijde de instructies te volgen van de archiefmedewerkers.

1.8. Stel uw bezoek aan het gemeentearchief uit indien u symptomen heeft die passen bij luchtweginfecties (zoals verkoudheid, hoesten, niezen, keelpijn).

1.9. In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris besluiten tot het sluiten van de studiezaal of de dienstverlening tijdens openingstijden beperken.

2 Registratie

Registratie

2.0. Wanneer u voor het eerst onderzoek komt doen op de studiezaal, dient u een bezoekerskaart in te vullen en uw legitimatie te tonen. De volgende persoonsgegevens worden geregistreerd: achternaam, voornaam (voorletters), adres, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer en email adres. Bij volgende bezoeken kunt u volstaan met het melden van uw naam. De studiezaalmedewerker registreert het onderwerp, de aangevraagde stukken en de bezoekdatum.

2.1. Bij registratie verbindt u zich aan dit bezoekersreglement, dat in de studiezaal ter inzage ligt.

2.2. De over u verzamelde gegevens worden slechts gebruikt met in achtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

• voor statistische doeleinden (gegevens worden geanonimiseerd);
• voor communicatie met de bezoekers;
• om een aangevraagd archiefstuk aan de juiste gebruiker te koppelen;
• voor het voorkomen, opsporen, en vervolgen van strafbare feiten.

Uw gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Zonder uw toestemming worden uw gegevens niet verstrekt. Uw persoonsgegevens worden vijf jaar na uw laatste bezoek uit de bezoekersregistratie verwijderd.

3 Ter beschikkingstelling van materiaal

3.0. De stukken worden voor u gehaald. Er worden maximaal 6 inventarisnummers gelijktijdig ter inzage gegeven.

3.1. Archiefstukken en boeken mag u uitsluitend raadplegen in de studiezaal.

3.2. Stukken die op naam van een andere bezoeker zijn aangevraagd mag u niet rechtstreeks overnemen.

3.3. In principe kunt u al het archief- en beeldmateriaal in origineel raadplegen. Daarvan is uitgezonderd materiaal

• dat in slechte staat verkeert;
• dat bij overbrenging naar het gemeentearchief aan beperkende bepalingen is onderworpen;
• dat vanwege het ontbreken van een toegang niet toegankelijk is;
• waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is;
• dat om andere redenen niet geraadpleegd kan worden; hierover kan de studiezaalmedewerker u informeren.

3.4. De documenten uit archieven en collecties moeten in dezelfde staat worden ingeleverd als ze zijn ontvangen. U mag de aanwezige ordening van de archiefstukken niet verstoren en geen aantekeningen maken met archiefstukken als ‘onderlegger’. Het gebruik van pennen bij originele stukken is niet toegestaan. Vermijd vouwen, kreuken of scheuren en sla de bladzijden van de archiefstukken om met droge vingers.

3.5. De studiezaalmedewerker kan u verplichten om bij het raadplegen van kwetsbare stukken handschoenen te dragen.

3.6. U bent persoonlijk aansprakelijk voor het aan u ter beschikking gestelde materiaal. Schade aan documenten uit archieven en collecties, indien door u toegebracht, wordt op u verhaald.

3.7. In geval van constatering van diefstal wordt de politie gewaarschuwd.

4 Publicatie

4.0. Op grond van de (Uitvoeringswet) Algemene Verordening Gegevensbescherming ((U)AVG) mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Openbaarmaking van gegevens over nog levende personen mag alleen op zodanige wijze dat de belangen van deze personen niet onevenredig kunnen worden geschaad. Speciaal de verwerking van ‘bijzondere persoonsgegevens’ (die iemands godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen; strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens inzake het lidmaatschap van een vakvereniging) is aan strikte voorwaarden gebonden (zie AVG, art. 9; UAVG, art. 22-33).

U bent ervoor verantwoordelijk dat de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen van wie u de gegevens hebt ingezien niet wordt geschaad.

4.1. Indien u informatie uit het gemeentearchief verwerkt in een publicatie, vragen wij u een bronvermelding op te nemen en tevens om één exemplaar van de publicatie ter beschikking te stellen aan het gemeentearchief ten behoeve van de bibliotheek.

4.2. Bij het publiceren van archiefmateriaal (foto’s, kranten e.d.) waar auteursrecht op berust, is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de toestemming van de houder van het auteursrecht.

5 Foto’s, fotokopieën en andere reproducties

5.0. U mag in de studiezaal foto’s van archiefmateriaal maken, mits u geen flitslicht gebruikt. Scans maken is toegestaan met middelen die geen contact met de stukken maken.

5.1. Reproducties worden vervaardigd tegen betaling van de bedragen, genoemd in de Legesverordening. Een overzicht van de geldende tarieven is voor de bezoeker beschikbaar.

5.2. Van de volgende stukken worden geen kopieën gemaakt:

• omvangrijke gebonden archiefdelen of gebonden archiefdelen waarvan de band te krap is om het deel plat te leggen
• charters en andere documenten van perkament en/of met zegels
• documenten die in slechte materiële staat verkeren
• documenten die ook in kopie aanwezig zijn (microfiche, digitaal of papier)
• krantenleggers
• archiefstukken daterend van voor 1900 (zie reglement op website)

5.3 Archiefstukken die niet openbaar zijn, maar waarvoor onder bepaalde voorwaarden wel toestemming tot raadpleging is gegeven, mogen niet gereproduceerd worden.

6 Sancties en beroep

6.0. Bij weigering zich te gedragen overeenkomstig de voorschriften van dit reglement of de aanwijzingen van de studiezaalmedewerkers kan u onmiddellijk verder verblijf in het gebouw worden ontzegd.

6.1 Indien u het niet eens bent met een beslissing van een medewerker die voortvloeit uit dit

reglement, dan kunt u zich wenden tot de archivaris.

 

Vastgesteld 27 september 2016

Herzien 25 april 2018

Herzien 4 april 2023

 

Met verwijzing naar artikel 10 Besluit Informatiebeheer Gooise Meren 2020.