10 beschikbaarstelling van informatie intern en extern, middels overbrenging

Op grond van de Archiefwet (art. 13 en 14) dient een overheid permanent te bewaren informatie na in de regel uiterlijk 20 jaar naar een archiefdienst over te brengen en openbaar te stellen. De beschikbaarstelling moet op grond van de Wet hergebruik van overheidsinformatie (art. 5 en 6) zoveel als mogelijk digitaal en herbruikbaar geschieden. Aan de openbaarheid kunnen op grond van de Archiefwet (art. 15) beperkingen worden gesteld, rekening houdende met o.a. privacy (WBP).

Overbrenging

Overbrenging van informatie is een risicovolle beheeractiviteit, waarvoor we een Regeling overbrenging en openbaarstelling van informatie hebben vastgesteld. In onze Normen goede geordende en toegankelijke staat van informatie zijn de normen voor over te brengen informatie te vinden op p. 12-17. In de bijlagen 2, 3 en 4 van onze Normen zijn tevens modellen te vinden voor resp. een inleiding van een archiefinventaris, voor het rubriekenschema, en voor de beschrijving van (zaak)dossiers.

Een model van een inventarislijst in spreadsheetvorm is beschikbaar en kan apart worden opgevraagd.

Beschikbaarstelling voor (her)gebruik, eventueel beperkt openbaar

Wat betreft de beperkingen van de openbaarheid om reden van privacybescherming (WBP / archiefwet art. 15) kan de Richtlijn bescherming [link volgt] worden aangehouden.

Wat betreft de keuze van bestandformaten (Archiefregeling art. 26 lid 1) kunnen de Specificaties van aan te leveren informatie worden aangehouden

Voor de regulering van beschikbaarstelling bij het SAGV, zie het Reglement voor de klanten van het Streekarchief. Voor voor SSAN, zie het Reglement Gooise Meren en Huizen.

Laatst gewijzigd: 29/06/17