Procedures en modellen

Overbrenging

Bewerking van over te brengen archief dient te geschieden volgens de Beleidsregel Criteria bewerking code - archieven van het LOPAI. De overbrenging wordt formeel geregeld met het tekenen van een verklaring van overbrenging conform model Verklaring zonder beperkingen of Verklaring met beperkingen. De archiefinventaris is een bijlage bij deze verklaring. Alvorens het daadwerkelijke transport plaatsvindt wordt er standaard een schimmeltest verricht.

Vernietiging

Conform het Besluit Informatiebeheer geeft de archivaris machtiging tot vernietiging af. Dat geschiedt nadat de eigen organisatie akkoord is met de voorgestelde selectie. De organisatie behartigt immers het best de eigen belangen bij selectie. Er kan niet daadwerkelijk vernietigd worden zonder machtiging van de archivaris. De vernietiging dient minimaal eenmaal jaarlijks te gebeuren.

Een vernietigingslijst somt de dossiers op van een organisatie of organisatieonderdeel die in één bepaald jaar vernietigd worden. Per dossier / eenheid bevat de lijst minstens de volgende gegevens: (zie modellijst (spreadsheet))

• Beschrijving met handeling of vorm
• Datering
• Selectiecriterium volgens de ministeriële lijst.

Bijlagen bij de vernietigingslijst zijn:

• een parafenlijst van het management uit de betreffende organisatieonderdelen, waaruit hun akkoord blijkt;
• Een formulier, waarop de archivaris machtiging tot vernietiging kan geven. Zie model Hilversum, Naarden en Weesp

Als management en archivaris akkoord zijn kan de daadwerkelijke vernietiging door een gespecialiseerd bedrijf plaatsvinden. Voor de bij het Streekarchief in Hilversum aangesloten gemeente is de procedure dat de feitelijke beheerder (DIV / Informatiebeheer) een proces-verbaal van vernietiging opstelt.

Voor de bij het stads- en streekarchief in Naarden aangesloten gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris een verklaring van vernietiging ondertekent.

Na ondertekening van het proces-verbaal/verklaring van vernietiging wordt één exemplaar in het actuele bestuurs- / directiearchief gearchiveerd en een afschrift verzonden aan de archivaris.

Vervanging

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft aan burgemeester en wethouders als zorgdrager de bevoegdheid om archiefbescheiden te vervangen door (digitale) reproducties. Er dient een besluit tot vervanging te worden genomen en van de vervanging dient een verklaring te worden opgesteld. Een en ander conform de artikelen 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.

Op basis van het Besluit Informatiebeheer is een (positief) advies tot vervanging van de gemeentearchivaris vereist voor alle te vervangen informatie, zowel de blijvend te bewaren als de op termijn te vernietigen informatie.

Bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging dient de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht, omdat bij vervanging de originele informatie vernietigd wordt. Namens de gemeentearchivaris toetst de archiefinspectie of de voorgenomen vervanging voldoet aan de eisen. Er wordt getoetst of de reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en, bij blijvend te bewaren bescheiden, op termijn in die staat overgebracht kunnen worden naar de Archiefdienst.

De organisatie dient in alle gevallen:

• een Handboek vervanging op te stellen;
• een juridische toets te (laten) doen, teneinde 1. vast te stellen dat de digitale documenten door bij het werkproces betrokken instanties als juridisch bewijs geaccepteerd worden en 2. Als het gaat om persoonsgegevens, vast te stellen of er op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens aan betrokkenen nadrukkelijk om toestemming gevraagd moet worden;
• Het besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht bekend te maken, waarbij vermeld wordt hoe rekening is gehouden met: a. de waarde van de documenten als onderdeel van het cultureel erfgoed; b. het belang van de in de documenten voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Daarbij, als het gaat om informatie die rechtstreeks aan personen te relateren is, de mogelijkheid van beroep en bezwaar open te stellen;
• Een verklaring van vervanging (en vernietiging) op te stellen cf. Archiefbesluit art. 8.

Archiefbeheer bij interne reorganisatie

In geval van interne reorganisatie dienen archieven officieel overgedragen te worden aan de nieuwe dienst (ofwel beheerseenheid) die de taakuitoefening overneemt, dan wel afgesloten te worden. Hieronder volgt een stappenplan over hoe te handelen bij interne reorganisaties met betrekking tot het archiefbeheer:

• Kaart de opheffing tijdig aan bij de archivaris / archiefinspecteur;
• Er dient een overzicht te zijn - en als dat er niet is, gemaakt te worden - van het geheel aan archiefbescheiden binnen de beheerseenheid;
• Aan de hand van het overzicht wordt vastgesteld welke archiefbescheiden voor de afdeling waaraan de taakuitoefening wordt overgedragen, van belang zijn. In ieder geval zijn dat de dossiers met lopende zaken (zowel op termijn te vernietigen als permanent te bewaren) binnen het taakgebied;
• Na advies van de archivaris en goedkeuring door B&W kan een verklaring van overdracht van archiefbescheiden worden opgesteld, te ondertekenen door de hoofden van de betrokken beheerseenheden (kopie naar gemeentearchivaris), waarin wordt vermeld om welke archiefbescheiden het gaat. De inventarislijst wordt hierbij opgenomen als bijlage. Een exemplaar van deze verklaring wordt opgenomen in de archieven van de betrokken beheerseenheden;
• Overige, voor de nieuwe organisatie niet meer relevante, archieven worden afgesloten, afgevoerd naar het semistatische archief en t.z.t. vernietigd of overgebracht naar de betreffende archiefdienst.