Gooi en Vecht Historisch - Toolbox archief- en informatiebeheer

Ook op deze site

Advies & Inspectie > Toolbox archief- en informatiebeheer

Toolbox archief- en informatiebeheer

Voldoen aan wet- en regelgeving

Een overzicht van alle wettelijke voorschriften voor archiefbeheer levert de lijst van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de VNG. Voor het invullen van de KPI's is een Excelbestand met een korte toelichting beschikbaar;

Voor de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer zijn er standaardmodellen beschikbaar van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI, http://www.lopai.nl/).

Voor het Besluit Informatiebeheer wordt steeds vaker een afwijkende opzet gebruikt, met als doel de digitalisering in goede banen te leiden; zie o.a. Besluit Informatiebeheer Amsterdam, Rotterdam en Gewest Gooi en Vechtstreek.

Een periodiek te actualiseren Informatiebeheersplan maakt een essentieel onderdeel uit van een besluit Informatiebeheer ‘nieuwe stijl’; voor modellen voor dit plan zie Amsterdam en Rotterdam.

Voor selectie en vernietiging zal er eind 2011 een nieuwe selectielijst voor de gemeenten en de intergemeentelijke organen worden vastgesteld (voor de huidige, klik hier). De nieuwe lijst gaat met terugwerkende kracht gelden vanaf januari 1996). Van de verschillen van de nieuwe en de oude selectielijst komt een overzicht beschikbaar). De selectielijst voor de politie wijzigt niet.

Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling dient elke organisatie een metadataset vast te stellen: een lijst van beschrijvingselementen van archieven en informatie. Aan een dergelijke standaardlijst voor gemeenten wordt gewerkt door de archiefwereld en KING. Een minimale metadataset die gehanteerd kan worden, voor de beschrijving van archieven, dossiers en documenten, vindt u hier.

Inrichten archief en informatiehuishouding

In navolging van Rijk en Provincie is recent voor gemeenten de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten beschikbaar gekomen. Deze Baseline wordt onderhouden door KING in samenwerking met het archiefveld en geldt als de standaard voor de inrichting van de informatiehuishouding. De Baseline bestaat uit de volgende onderdelen:

Managementsamenvatting

Deel 1: De Basis. Algemeen normenkader (strategisch), bedoeld voor bestuur en management;

Deel 2a: Het Denkkader. Denkkader (tactisch) waarin vakspecifieke theorieën, standaarden en normen in onderling verband worden gebracht, bedoeld voor het lijnmanagement;
Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken;

Deel 3: De Praktijk. Praktisch instrumentarium en gemeentelijke praktijkvoorbeelden (operationeel), bedoeld voor medewerkers binnen het werkveld van de informatiehuishouding;